Vad är dagskassa och Z-rapport – och hur bokförs det?

Vad är dagskassa?

Dagskassa används ofta som ett samlingsnamn för den försäljning och de betalningar som verksamheten har haft under en försäljningsdag.

För en restaurang kan dagskassan exempelvis innehålla betalningar med:

• kort
• Swish
• kontanter
• andra elektroniska betalningsmedel.

Försäljningen registreras löpande i kassaregistret och vid dagens slut kan verksamheten sammanställa dagens försäljning. Underlaget används sedan för att bokföra intäkter, moms och de olika betalningssätten.

Dagskassan är alltså inte bara de kontanter som ligger i kassalådan. Begreppet används i praktiken ofta för hela den dagliga kassaredovisningen.

Vad är en Z-rapport?

En Z-rapport, eller Z-dagrapport, är rapporten över dagens försäljning som tas fram från kassaregistret vid försäljningsdagens slut.

Företag som omfattas av reglerna om kassaregister ska ta fram en Z-dagrapport för varje kassaregister som har använts under dagen. Rapporten kan sparas elektroniskt eller på papper och innehåller uppgifter som behövs för att kunna följa vad som registrerats i kassan under dagen.

Z-rapporten innehåller bland annat information om försäljningen och hur kassaregistret har använts och blir därför ett viktigt underlag för bokföringen.

Vad är skillnaden mellan dagskassa och Z-rapport?

Begreppen används ibland som om de betyder samma sak, men det finns en skillnad.

Dagskassan beskriver i bredare mening dagens försäljning och betalningar. Z-rapporten är den specifika rapport som kassaregistret tar fram över försäljningsdagen.

Du kan alltså tänka på Z-rapporten som ett av de viktigaste underlagen för att kunna sammanställa och bokföra dagskassan.

För en restaurang behöver Z-rapporten ofta kompletteras med andra underlag, exempelvis sammanställningar från kortinlösen, Swish och eventuella andra betalningslösningar. Tillsammans gör underlagen det möjligt att stämma av att försäljningen i kassasystemet faktiskt motsvarar de pengar som kommit in.

Måste alla försäljningar registreras i kassaregistret?

Om verksamheten omfattas av kassaregisterreglerna ska all försäljning och annan löpande användning registreras i kassaregistret. Vid varje försäljning ska företaget också ta fram ett kassakvitto och erbjuda det till kunden.

Det gäller inte bara kontantbetalningar. Kortbetalningar och andra elektroniska betalningsmedel omfattas också av reglerna.

Swish behandlas i det här sammanhanget som ett elektroniskt betalningsmedel och hanteras därför på samma sätt som exempelvis kortbetalningar.

Behöver varje köp bokföras separat?

Nej. En verksamhet med många mindre försäljningar behöver normalt inte skapa en separat bokföringsverifikation för varje enskilt köp.

När villkoren är uppfyllda kan dagens försäljning i stället sammanställas i en gemensam verifikation. För ett företag som använder kassaregister kan underlaget bland annat bestå av Z-dagrapporten, uppgifter från kassaregistrets journal och sammanställningar över betalningar med kort och andra elektroniska betalningsmedel.

Det innebär att en restaurang med 300 köp under en kväll inte behöver bokföra 300 separata kundtransaktioner. Försäljningen kan samlas och bokföras utifrån dagens kassaunderlag.

Hur bokförs dagskassa?

När dagskassan bokförs behöver bokföringen visa både vad verksamheten har sålt och hur kunden har betalat.

Försäljningen delas därför normalt upp efter:

• intäktskonto
• momssats
• betalningssätt.

För en restaurang är det särskilt viktigt eftersom samma dags försäljning kan innehålla flera olika momssatser. Under 2026 kan exempelvis hämtmat beskattas med 6 procent, restaurangtjänster med 12 procent och vin, sprit och starköl med 25 procent.

Samtidigt behöver betalningarna delas upp mellan exempelvis kontanter, kort och Swish så att de senare kan stämmas av mot kassalåda och bankkonto.

Exempel på bokföring av dagskassa

Anta att restaurangens Z-rapport och betalningsunderlag för dagen visar:

• 10 000 kronor betalt med kort
• 2 000 kronor betalt med Swish
• 1 000 kronor betalt kontant.

Den totala försäljningen är alltså 13 000 kronor inklusive moms.

I bokföringen registreras betalningarna mot respektive konto för kortfordringar, Swish/bank och kontanter. På andra sidan delas försäljningen upp mellan rätt intäktskonton och momskonton beroende på vad restaurangen har sålt.

När kortinlösaren senare betalar ut pengarna till företagets bankkonto bokförs utbetalningen mot den kortfordran som uppstod när dagskassan bokfördes.

På så sätt går det att följa hela vägen från försäljningen i kassaregistret till pengarna på bankkontot.

Z-rapporten behöver stämmas av mot betalningarna

Att bara bokföra totalsumman från Z-rapporten räcker inte alltid. Försäljningen behöver också stämmas av mot de olika betalningssätten.

Om Z-rapporten exempelvis visar 15 000 kronor i kortförsäljning bör det finnas motsvarande underlag från kortleverantören. Detsamma gäller Swish och kontanter.

Skillnader kan uppstå av flera anledningar, till exempel:

• felregistreringar
• returer
• dricks
• kontantuttag
• kortavgifter
• felslag i kassan.

Ju snabbare avvikelsen upptäcks, desto enklare brukar den vara att reda ut. Därför är en löpande avstämning av dagskassan särskilt viktig i verksamheter med många dagliga transaktioner.

Vad är en kassarapport?

Begreppet kassarapport används för olika typer av rapporter från kassasystem och ekonomisystem. En kassarapport kan exempelvis ge en sammanställning av försäljning, betalningssätt, returer och andra transaktioner under en viss period.

En Z-dagrapport är däremot en specifik rapport enligt reglerna för kassaregister och tas fram vid försäljningsdagens slut.

Skillnaden är alltså framför allt att kassarapport är ett bredare begrepp, medan Z-rapporten har en särskild funktion i kassaregistret.

Vad är en X-rapport?

I många kassasystem går det även att ta fram en så kallad X-rapport.

Den kan användas för att kontrollera försäljningen under pågående försäljningsdag utan att skapa dagens slutliga Z-dagrapport. Det gör den användbar om du exempelvis vill kontrollera försäljningen mitt under ett arbetspass.

Z-dagrapporten tas däremot fram när försäljningsdagen är avslutad.

När ska Z-rapporten tas ut?

Z-dagrapporten ska tas fram vid försäljningsdagens slut för varje kassaregister som har använts under dagen.

Det betyder att en restaurang med flera kassaregister behöver kunna ta fram en rapport för respektive register som varit i användning.

Rapporterna är räkenskapsinformation och behöver därför sparas tillsammans med övrigt bokföringsunderlag.

När ska dagskassan bokföras?

Grundregeln är att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning senast nästa arbetsdag. Men det finns möjligheter att senarelägga bokföringen av försäljning som registrerats i ett certifierat kassaregister, förutsatt att villkoren i bokföringsreglerna är uppfyllda.

Det betyder alltså inte att varje Z-rapport alltid måste vara färdigkonterad i huvudboken nästa arbetsdag.

Det viktiga är att verksamheten har ordning på sina kassaunderlag och använder de möjligheter till senareläggning som faktiskt är tillåtna.

Vad händer om dagskassan inte stämmer?

En differens mellan kassaregistret och de faktiska betalningarna behöver undersökas och dokumenteras. Det är inte en bra lösning att bara ändra siffrorna i efterhand så att de råkar stämma.

Om det exempelvis saknas 200 kronor i kassalådan bör differensen bokföras och orsaken undersökas. På samma sätt behöver en felregistrering eller retur hanteras på ett sätt som går att följa i underlagen.

Det viktiga är spårbarheten: någon som granskar bokföringen i efterhand ska kunna förstå vad som har hänt och varför beloppen skiljer sig åt.

Dagskassa i restaurang – mer än bara dagens försäljning

För restauranger blir dagskassan en knutpunkt mellan flera delar av ekonomin. Där möts kassasystemet, momsen, kortbetalningarna, Swish, kontanter och bokföringen.

När rutinerna fungerar blir det enkelt att följa varje försäljningsdag från kassan hela vägen in i redovisningen. Om rutinerna däremot brister kan små differenser snabbt växa till större problem när verksamheten har hundratals eller tusentals transaktioner varje vecka.

Det är därför en välfungerande dagskassarutin är så viktig för restauranger.

Vanliga frågor om dagskassa och Z-rapport

Måste man ta ut Z-rapport varje dag?

Om kassaregistret har använts under försäljningsdagen ska en Z-dagrapport tas fram vid dagens slut.

Måste kortbetalningar finnas med i kassaregistret?

Ja. Försäljning mot kontokort ska registreras i kassaregistret när verksamheten omfattas av kassaregisterreglerna.

Ska Swish ingå i dagskassan?

Ja. Swish räknas som ett elektroniskt betalningsmedel och ska hanteras på motsvarande sätt som kortbetalningar i ett företag som använder kassaregister.

Måste varje kvitto bokföras separat?

Nej. När reglerna för gemensam verifikation är uppfyllda kan dagens försäljning sammanställas och bokföras utifrån bland annat Z-dagrapport, journalinformation och betalningssammanställningar.

Vad gör man om dagskassan inte stämmer?

Undersök differensen så snart som möjligt och dokumentera vad som har hänt. En kassadifferens ska kunna följas i bokföringen och inte bara korrigeras genom att kassaunderlaget ändras i efterhand.

Få bättre kontroll på redovisningen

För en restaurang är det sällan själva bokföringen av en enskild dagskassa som är det svåra. Utmaningen ligger ofta i att få kassasystem, betalningslösningar, moms och bokföring att fungera tillsammans varje dag.

Med Saldo Restaurang hjälper vi er skapa ett upplägg där försäljningen kommer in rätt från början och går att följa hela vägen till bokföring och rapportering. Det ger färre manuella moment, bättre kontroll och mer tid till själva verksamheten.

Vill ni få bättre ordning på restaurangens redovisning? Hör av er till oss så berättar vi mer.